Le rôle du back-office

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Le rôle du back-office
Pour que le back office joue entièrement son rôle, il faut qu’il satisfasse en premier lieu :
  • au client,
  • aux services impactés dans la relation client de l’entreprise,
  • à la comptabilité.
  • Pour cela il est indispensable qu’il soit totalement dédié aux services attendus. L’application back-office doit être autonome et exhaustive au moins pour les évènements impactant la comptabilité.

    C’est une entité à part entière à partir de laquelle tous les évènements émanant de la production doivent transiter pour être stockés puis traités, de telle sorte que tout ce qui a trait aux clients soit géré par une seule et même composante.
    crayon

    Cette condition est nécessaire pour que le CRM soit en phase avec la comptabilité.

    Le back-office est le mandataire de la production et le seul habilité à générer pour celui-ci des écritures comptables vers le système comptable.
    Les écritures comptables doivent être issues de Compte Rendu d’Evènement (CRE1). Chaque évènement est transformé en CRE pour qu’il soit traduit par un interpréteur du marché ou en développement interne. Par la suite, c’est l’application back-office qui est responsable des évènements à corriger ou à annuler : la production (le front-office) crée et le back-office enregistre, corrige et alimente la comptabilité. Les corrections sont à réaliser selon la méthode comptable2 et transmises au progiciel comptable et ce, sans manipulation du côté comptable. Le but recherché est d’assurer une totale intégrité entre la comptabilité et la gestion c’est-à-dire le back-office.
    Cela simplifie grandement la tâche des contrôleurs de gestion.
    Avis personnel

    Les meilleurs concepteurs de back-office sont toujours ceux qui ont intégré la problématique comptable dans l’exercice de leur métier. Plus précisément, c’est dans la compréhension des besoins exprimés dans les spécifications fonctionnelles métier que les informaticiens se différencient. Les bonnes conceptions des solutions back-office passent par la connaissance des besoins comptables.

    (1) La méthode comptable consiste à matérialiser l’opération annulée, d’une part avec un signe contraire et, d’autre part, à enregistrer une nouvelle opération qui remplacera celle annulée. C’est ainsi que les comptables procèdent pour annuler une écriture comptable et ils exigent que cette règle soit respectée.

    (2) Le Compte Rendu d’Evènement (CRE) est le résultat obtenu à l’issue de la génération d’un évènement provenant de l’applicatif métier. Ainsi normalisé, quel que soit l’évènement, le CRE pourra être paramétré et traité par un interpréteur.